Thuiswerken, Fiscus en vergoedingen

Heeft uw werknemers? Dan bent u verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek voor hen, zowel binnen uw bedrijf als thuis. Werkt een medewerker normaal niet thuis en nu noodgedwongen wel, wat moet u dan doen? De verwachting is dat de Inspectie SZW in de coronaperiode soepeler met de arboregels voor thuiswerken omgaat.

Maar als uw medewerker die normaal nooit thuis werkt dat nu wel moet doen en daarvoor geen faciliteiten heeft? Als u voor uw medewerker een thuiswerkplek inricht of zijn kosten daarvoor vergoedt, kan de fiscus dit beschouwen als belast loon in geld of loon in natura. U kunt daarvoor de vrije ruimte van 1,7% of 1,2% van de loonsom gebruiken. Maar het kan ook zijn dat besloten wordt om die kosten naast die vrije ruimte onbelast te laten.

Blijkt dat het u goed bevalt dat uw medewerkers van huis uit hun werk doen? Als zij minstens één dag per week thuis werken, mag u hun eens in de vijf jaar een belastingvrije vergoeding geven van €1815 geven om thuis een kantoor in te richten. Uw werknemer is wel vrij om te kiezen hoe hij of zij met het geld de werkplek ergonomisch inricht.

Misschien geeft u, in verband met het voorkomen van administratieve rompslomp, uw medewerkers een vaste reiskostenvergoeding per maand? Deze vaste reiskostenvergoeding kunt u in deze periode laten doorlopen, ondanks dat uw werknemer nu niet reist. Normaal zou de Belastingdienst die vergoeding als loon beschouwen. Verwacht wordt dat in deze bijzondere situatie de Belastingdienst goedkeurt dat thuiswerken geen impact heeft op het bedrag dat aan reiskosten mag worden vergoed.

Heeft uw medewerker een auto van de zaak die ook privé wordt gebruikt? Dan geldt voor die auto normaal de forfaitaire bijtelling waarbij 22% van de catalogusprijs het uitgangspunt is. Maar bij excessief privégebruik kan dat forfait hoger worden. Is daar sprake van als de auto lange tijd niet of nauwelijks voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten wordt gebruikt? Ook hier geldt weer dat dat niet aannemelijk is vanwege de uitzonderlijke situatie.